Diendanraovataz.net - Diễn đàn rao vặt - Đăng tin mua bán - Quảng cáo miễn phí - Hiệu quả - Trong quá trình tổ chức sự kiện thì việc chuẩn bị các trang thiết bị cơ sở vật chất là một quá trình khá quan trọng.Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của một chương trình sự kiện. Điều kiện vật chất bao gồm tất cả các yếu tố liên quan như: địa điểm, khuôn viên, sân khấu, baner, áp phích, bàn ghế hội nghị , hệ thống âm thanh ánh sáng, micro, DVD, máy chiếu,….Chắc chắn là không một chương trình nào có thể thiếu những trang thiết bị nêu trên. >>> Xem thêm: Cho thuê âm thanh ánh sáng tphcm Địa điểm, mặt bằng, khuôn viên Đây là một trong những điều kiện cần lưu ý khi tiến hành lên ý tưởng một kế hoạch tổ chức sự kiện.Với từng địa điểm khác nhau sẽ có được những thuận lợi và khó khăn khác nhau, những điều này ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình diễn ra sự kiện. Ví dụ: đối với những địa điểm trang trọng gắn liền với các di tích lịch sử như Dinh Độc lập, ở đây thường sẽ tổ chức các sự kiện mang tầm cỡ quốc gia, có tính chất trang nghiêm và các khách mời thường là nhân vật có tiếng nói trong xã hội. Từ đó các khâu chuẩn bị, lên ý tưởng cũng phải diễn ra thật chu đáo và chỉnh chu, bám sát với mục tiêu mà sự kiện muốn mang lại cho người tham dự.Tùy từng mặt bằng mà quy mô của sự kiện cũng sẽ được điều chỉnh lớn hay nhỏ, có cách thiết kế như thế nào để tối ưu hóa tất cả các lợi thế và hạn chế hết mức các nhược điểm mà mặt bằng mang lại. Ví dụ: Khi tổ chức một tiệc sinh nhật trong nhà, diện tích nhà lại khá khiêm tốn, điều đó làm thay đổi các trang trí và ý tưởng của đội ngũ thiết kế sự kiện. Biến không gian tổ chức tiệc trở thành một không gian ấm cúng, mang lại cảm giác thân mật hơn.Từ đó, tối ưu được những khó khăn mà mặt bằng đem lại. Sân khấu Tùy từng sự kiện khác nhau, sân khấu sẽ được trang trí khác nhau , dựa theo chủ đề của sự kiện. Sân khấu là nơi thu hút sự chú ý của buổi Event nhất vì thế việc thiết kế nên một sân khấu ấn tượng, bắt mắt và phù hợp với chủ đề sẽ mang lại những lợi ích lớn, góp phần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện.Ví dụ: Chủ đề của event là Triển lãm cưới mang phong cách Châu Âu thì chắc hẳn một điều, sân khấu sẽ được thiết kế một cách lộng lẫy nhất, với gam màu chủ đạo phần lớn là trắng. Vì theo quan điểm của người Châu Âu khi cô dâu khoác lên mình bộ váy trắng tượng trưng cho một vẻ đẹp thuần khiết và trang nhã. Khi ấy, với hình ảnh những chiếc váy cưới tinh khôi cùng hoa hồng được xếp hình trái tim sẽ sẽ tạo nên ấn tượng cho quan khách khi bước vào sảnh của buổi triễn làm này. Baner, áp phích Đây được coi như là một trong những phương tiện truyền thông khá hữu dụng trong việc quảng bá các chương trình, sự kiện cho mọi người, để mọi người biết đến chương trình và quyết định tham dự. Nếu Baner, áp phích được đặt đúng địa điểm sẽ thu hút được người xem nhiều hơn từ đó tạo được nhiều tiếng vang cho sự kiện đang được tổ chức.Khi một sự kiện được tổ chức dành riêng cho các bé thiếu nhi như Cùng con yêu khám phá thế giới sữa Vinamilk của Vinamilk tổ chức thì thông thường Banner, áp phích sẽ được treo tại các trường học và các con đường gần với nơi tổ chức sự kiện, vì như vậy sẽ thu hút được nhiều sự chú ý hơn từ các bậc phụ huynh và các em thiếu nhi, đây là nhóm khách hàng mục tiêu mà Vinamilk muốn hướng đến. Điều này sẽ giúp cho công ty tiết kiện khá nhiều chi phí quảng cáo đồng thời quảng bá đúng đối tượng mục tiêu mà công ty mong muốn. Bàn ghế Giúp khách tham quan tạo ấn tượng với buổi Event thì bàn ghế cũng là một yếu tố quan trọng. Tuy chỉ là một phần nhỏ trong chương trình nhưng lại liên quan mật thiết đến hình ảnh công ty. Người làm tại công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải tiên liệu số người tham dự và chuẩn bị đầy đủ bàn ghế nếu có trường hợp bất ngờ xảy ra, để đảm bảo khách hàng luôn có được chỗ ngồi thuận lợi, từ đó tạo được ấn tượng tốt với họ, một trong những khách hàng tiềm năng của công ty. Âm thanh, Micro Nếu bàn ghế là một yếu tố quan trọng thì việc chuẩn bị âm thanh, micro là một vấn đề thiết yếu.Để một chương trình sự kiện được hoành tráng nhất không thể thiếu một dàn âm thanh chất lượng truyền tải chính xác nhất các thông tin mà doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng. Ngoài ra, âm thanh còn giúp người tham dự không nhàm chán trong lúc tham gia sự kiện, bởi âm nhạc là thứ giúp gây sự thu hút cho tất cả mọi người.Với một bộ âm thanh sống động, thì sẽ gây ra hiệu ứng lan tỏa tốt cho các chương trình, đặc biệt là các chương trình âm nhạc, đơn cử như The Remix (Hòa âm ánh sáng), từ đó giúp cho người xem trải nghiệm được toàn bộ chương trình và giúp chương trình tạo ấn tượng tốt với khách giả. DVD, máy chiếu Đây được xem như thiết bị cần thiết để truyền tải thông tin đến cho người xem. Nếu xảy ra sơ xuất với DVD hay máy chiếu sẽ khiến cho chương trình bị ngắt quãng, tồn tại nhiều khoảng “thời gian chết” từ đó gây nên ấn tượng không tốt cho người xem tạo cho họ cảm giác không chuyên nghiệp từ chương trình.Với tất cả những yếu tố trên chúng ta thấy được rằng việc chuẩn bị cơ sở vật chất cho chương trình Event là một vấn đề không thể thiếu. Vì vậy, cần tiên liệu những tình huống xấu có thể xảy ra và dự trù các phương án để chương trình sự kiện diễn ra một cách thuận lợi và chuyên nghiệp nhất.
